1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest 'RED ROCK SOFTWARE' ŁUKASZ ROZPONDEK, prowadzący działalność w zakresie organizacji ekskluzywnych wydarzeń tematycznych, kasynowych przyjęć oraz wieczorów pokerowych (dalej: „Administrator” lub „my”).
Z Administratorem możesz skontaktować się we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją Twoich praw:
- korespondencyjnie: 'RED ROCK SOFTWARE' ŁUKASZ ROZPONDEK, ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa;
- mailowo: [email protected];
- przez formularz kontaktowy dostępny na stronie /contact-us/.
2. Zakres gromadzonych danych
Zakres danych osobowych, które przetwarzamy, zależy od sposobu korzystania z serwisu internetowego https://eventpromenade.com oraz od wybranych przez Ciebie form kontaktu i usług. W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
2.1. Dane podawane w formularzu kontaktowym i rezerwacyjnym
- imię i nazwisko;
- nazwa firmy oraz stanowisko służbowe (jeśli dotyczy);
- adres e-mail;
- numer telefonu;
- informacje o planowanym wydarzeniu (np. typ wydarzenia, liczba gości, preferowany termin, lokalizacja, budżet);
- inne informacje przekazane dobrowolnie w treści wiadomości.
2.2. Dane gromadzone podczas korzystania z narzędzi rezerwacji i harmonogramu
- dane identyfikacyjne i kontaktowe potrzebne do potwierdzenia rezerwacji;
- preferencje dotyczące scenariusza wydarzenia, pakietów VIP, usług dodatkowych (np. DJ, oprawa świetlna, dekoracje tematyczne, stoły pokerowe, ruletka);
- informacje o dokonanych płatnościach w zakresie wymaganym do ich rozliczenia (bez przechowywania pełnych danych kart płatniczych, jeśli obsługę płatności realizuje zewnętrzny operator).
2.3. Dane z czatu na żywo i narzędzi komunikacji online
- dane podane w trakcie rozmowy z konsultantem (np. imię, dane kontaktowe, preferencje dotyczące wydarzeń);
- informacje techniczne o sesji, takie jak przybliżona lokalizacja, identyfikator sesji, używane urządzenie oraz przeglądarka.
2.4. Dane zbierane automatycznie podczas korzystania ze strony
Podczas korzystania z serwisu zbieramy także dane techniczne, takie jak:
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów oraz w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
3.1. Realizacja usług i obsługa zapytań
Przetwarzamy dane w celu:
- udzielenia odpowiedzi na zapytania wysłane przez formularz kontaktowy lub czat na żywo;
- przedstawienia oferty organizacji wydarzenia, w tym propozycji scenariusza, pakietów VIP oraz rekomendowanych lokalizacji;
- przygotowania, zawarcia i realizacji umowy dotyczącej organizacji wydarzenia;
- obsługi procesu rezerwacji, w tym potwierdzenia terminu, lokalizacji i zakresu usług.
Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do zawarcia i wykonania umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań oraz budowaniu relacji z klientami).
3.2. Komunikacja marketingowa i budowanie wizerunku
Za Twoją wyraźną zgodą możemy wykorzystywać dane kontaktowe:
- do wysyłania informacji o nowych formatach wydarzeń, ekskluzywnych pakietach, ofertach specjalnych oraz inspiracjach z realizowanych projektów;
- do zapraszania na wydarzenia pokazowe, prezentacje oferty lub spotkania networkingowe;
- do przesyłania materiałów zawierających treści marketingowe dotyczące naszych usług.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora w postaci promocji własnych usług). W każdym momencie możesz wycofać zgodę, kontaktując się z nami lub korzystając z odpowiednich linków rezygnacji, jeśli są udostępnione.
3.3. Analiza korzystania z serwisu i usprawnianie usług
Dane zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii wykorzystujemy do:
- analizowania odwiedzin poszczególnych sekcji, m.in. /entertainment/, /experiences/, /testimonials/;
- optymalizacji struktury strony, prezentacji treści oraz ścieżki rezerwacyjnej na stronie /booking/;
- prowadzenia statystyk, raportów i analiz skuteczności kampanii reklamowych;
- zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i wykrywania nadużyć.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na analizie aktywności użytkowników i rozwoju usług), a w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy prawa telekomunikacyjnego – Twoja zgoda na stosowanie określonych kategorii cookies.
3.4. Wypełnianie obowiązków prawnych i dochodzenie roszczeń
Twoje dane mogą być także przetwarzane w celu:
- wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartymi umowami lub prowadzoną działalnością gospodarczą.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora).
4. Udostępnianie danych stronom trzecim
Dbamy o to, aby dane osobowe były przetwarzane w sposób bezpieczny i zgodny z celem, w jakim zostały zebrane. W związku z realizacją naszych usług dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- podwykonawcy i partnerzy biznesowi – w szczególności właściciele i zarządcy obiektów, w których organizujemy wydarzenia, firmy cateringowe, dostawcy sprzętu multimedialnego, DJ-e, artyści i performerzy, obsługa barmańska oraz dostawcy dekoracji, jeżeli jest to niezbędne do realizacji konkretnego wydarzenia;
- dostawcy usług IT – podmioty zapewniające hosting, utrzymanie i rozwój serwisu, systemy rezerwacji, systemy mailingowe oraz narzędzia analityczne;
- operatorzy płatności – jeżeli korzystasz z płatności elektronicznych lub kartą płatniczą w procesie rezerwacji;
- doradcy prawni i księgowi – w zakresie niezbędnym do świadczenia usług doradczych i obsługi księgowo-prawnej;
- organy publiczne – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, na podstawie odpowiednich wniosków lub decyzji.
Wszystkie podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu są zobowiązane do zachowania poufności oraz zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych. W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy stosujemy odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez RODO, takie jak standardowe klauzule umowne.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych – możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, a także otrzymać ich kopię oraz informacje o sposobie ich przetwarzania;
- prawo do sprostowania danych – możesz żądać poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
- prawo do usunięcia danych – możesz żądać usunięcia danych, jeżeli nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, cofnąłeś zgodę na ich przetwarzanie, wniosłeś skuteczny sprzeciw lub dane są przetwarzane niezgodnie z prawem;
- prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. na czas sprawdzenia prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu);
- prawo do przenoszenia danych – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie i przekazać je innemu administratorowi;
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania marketingowego;
- prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
- prawo wniesienia skargi – przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.
W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami za pomocą danych wskazanych w części Administrator danych lub poprzez formularz na stronie Contact Us. W miarę możliwości prosimy o doprecyzowanie treści żądania, co ułatwi jego sprawne rozpatrzenie.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem wymogów prawnych oraz okresów przedawnienia roszczeń. W szczególności:
- dane związane z zapytaniami ofertowymi – co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dojdzie do zawarcia umowy lub wyrazisz zgodę na dalszy kontakt marketingowy;
- dane niezbędne do realizacji umowy oraz rozliczeń – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (zwykle do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano rozliczenia);
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, przy czym w uzasadnionych przypadkach przez okres konieczny do wykazania zgodności naszych działań z prawem;
- dane wykorzystywane do celów analitycznych i statystycznych – przez okres niezbędny do opracowania zbiorczych statystyk, przy zachowaniu zasad minimalizacji i pseudonimizacji, o ile to możliwe;
- dane wykorzystywane do dochodzenia lub obrony roszczeń – do upływu terminów ich przedawnienia przewidzianych przepisami prawa.
8. Zabezpieczenia danych osobowych
Traktujemy bezpieczeństwo danych osobowych jako priorytet. W celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub utratą stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym:
- stosowanie szyfrowanych połączeń (protokół SSL/TLS) podczas korzystania z serwisu https://eventpromenade.com;
- regularne aktualizacje oprogramowania serwera, systemów CMS, komponentów i wtyczek wykorzystywanych do obsługi serwisu;
- ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych oraz objętych obowiązkiem zachowania poufności;
- stosowanie mechanizmów autoryzacji i haseł o odpowiedniej złożoności;
- stosowanie kopii zapasowych w celu możliwości odtworzenia danych w razie incydentu technicznego;
- współpracę z zaufanymi dostawcami usług IT, którzy zapewniają zgodność z RODO oraz wysokie standardy bezpieczeństwa.
Pomimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnej ochrony. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, poinformujemy Cię o tym w sposób przewidziany przepisami prawa.
9. Zmiany w polityce prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku rozwoju naszych usług, zmian technologicznych, organizacyjnych lub w wyniku nowelizacji przepisów prawa. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod adresem https://eventpromenade.com/privacy-policy/.
O istotnych zmianach w polityce prywatności możemy poinformować Cię dodatkowo poprzez odpowiednie komunikaty w serwisie, wyskakujące powiadomienia lub wiadomość e-mail – jeśli posiadamy Twoje dane kontaktowe i będzie to uzasadnione charakterem zmian.
Data wejścia w życie bieżącej wersji Polityki prywatności:
Masz pytania dotyczące ochrony danych?
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób przetwarzamy dane przy organizacji Twojego wydarzenia, skontaktuj się z nami lub przejdź do szczegółów dotyczących rezerwacji.